Tutorial Excel 2007

CREADO POR:

IVIS PARRA

ROSANA CHACON

MARIA F. MELENDEZ

HORACIO DINIZ

OFFICE EXCEL 2007: Es un programa del tipo Hoja de Cálculo que permite realizar operaciones con números organizados en una cuadrícula. Es útil para realizar desde simples sumas hasta cálculos de préstamos hipotecarios.

TERMINOS BASICOS

LIBROS: son los documentos creados en Excel. Un libro esta compuesto por varias hojas de cálculo, es almacenado en el disco duro como un fichero de extensión .xls para las versiones anteriores a Excel 2007 y extensión .xlsx para Excel 2007.

FILA: son todos aquellos elementos que se encuentran ubicados en posición horizontal dentro de la hoja de cálculo, identificado a través de números.

COLUMNA: son todos aquellos elementos que se encuentran en posición vertical dentro de la hoja de cálculo y están identificados con letras.

CELDA: es un espacio rectangular que intercepta la unión de filas y columnas, donde es posible introducir datos para realizar un determinado calculo.

CELDA ACTIVA: es toda celda que esta lista en el momento que ubicamos el cursor sobre ella.

RANGO: son una referencia a un conjunto de celdas de una plantilla de cálculos. Se definen mediante letras y números.

AHORA COMENCEMOS A TRABAJAR CON EXCEL

COMO INICIAR EXCEL.

• Desde el botón Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla. Coloca el cursor y haz clic sobre el 1) botón Inicio se despliega un menú; al 2) colocar el cursor sobre Todos los programas, aparece otra lista con los programas que hay instalados en tu ordenador; 3) coloca el puntero del ratón sobre la carpeta con el nombre Microsoft Office y 4) haz clic sobre Microsoft Excel, y se iniciará el programa.

* Otra forma de iniciar Excel es desde el icono de Excel en el escritorio

Ahora vamos a ver cuáles son los elementos básicos de Excel 2007, la pantalla, las barras, etc, para saber diferenciar entre cada uno de ellos. Aprenderás cómo se llaman, dónde están y para qué sirven.

LA PANTALLA INICIAL

Al iniciar aparecerá una pantalla como ésta, aquí veremos sus componentes fundamentales, y conoceremos los nombres de los diferentes elementos.

Las Barras

La Barra de Título

En esta barra se podrá visualizar el nombre del documento en el que se está trabajando al momento. Cuando creamos un libro nuevo se crea con el nombre Libro1, hasta que lo guardemos y le demos el nombre que queramos. En la parte derecha de la barra están los botones para:

Minimizar

Restaurar

Cerrar

La barra de acceso rápido

La barra de acceso rápido contiene las operaciones más habituales de Excel como:

Guardar

Deshacer

Rehacer .

La Banda de Opciones

La Banda de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestañas. Al hacer clic en Insertar, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con la inserción de los diferentes elementos que se pueden crear en Excel.

Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos menús.

En algunos momentos habrá opciones que no estarán disponibles, y se reconocen porque tienen un color atenuado.

Las pestañas que forman la banda pueden ir cambiando según el momento en que te encuentres con solo hacerle click cuando trabajes con Excel. Está diseñada para mostrar solamente aquellas opciones que te serán útiles en cada pantalla.

El botón Office

Al hacer clic en el botón de Office que se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla se desplegara un menú donde se podrá ver varias acciones que puedes realizar sobre el documento, entre ellas se encuentran: Abrir, Guardar, Imprimir o crear uno Nuevo.

• Guardar: guarda el documento en el que estas trabajando

• Imprimir: imprime el documento

• Nuevo: crea un nuevo documento

La barra de fórmulas

Muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos situados.

La barra de etiquetas

Permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo.

Las barras de desplazamiento

Permiten movernos a lo largo y ancho de la hoja de forma rápida y sencilla, simplemente hay que desplazar la barra arrastrándola con el ratón, o hacer clic en los triángulos.

ENTORNO DE EXCEL 2007 (MENUS)

PESTAÑAS

La cinta de opciones contiene 7 pestañas, cada una se utiliza para realizar las tareas básicas de excel

Pestañas

PESTAÑA INICIO:

Se accede con solo hacer click sobre la pestaña inicio. Es el comando mas importante ya que contiene las opciones mas utilizadas en el entorno de trabajo de Excel para realizar las tareas básicas.

Algunas de las opciones que contiene esta ficha son:

Copiar, pegar, cortar, tipo de fuente, tamaño de la fuente, color de la fuente, sumatoria, porcentajes, ubicación del texto, insertar, filtrar.

PESTAÑA INSERTAR

Se accede a esta ficha con solo hacer clic sobre la pestaña insertar, su función principal es usada para agregar elementos a nuestra hoja de trabajo.

Algunos de los elementos que se pueden insertar son:

Tablas, imágenes, formas y autoformas, gráficos, cuadro de texto, encabezados y pies de página, y elementos Word art. Etc.

PESTAÑA DISEÑO DE PÁGINA

Se accede a esta ficha al hacer clic sobre la pestaña diseño de página, esta ficha es utilizada para darle el formato deseado a las tareas que se estén realizando.

Elementos de esta ficha:

Margen, orientación y tamaño de la hoja de trabajo. Temas, etc.

PESTAÑA: FORMULAS

Se accede a ella con solo hacer un clic en la pestaña Formula, esta ficha la usamos cuando se tienen que realizar cálculos matemáticos y financieros un poco más avanzados y específicos; aquí se pueden realizar cálculos de estadísticos y matemáticas financieras.

Algunos elementos de esta ficha son:

Insertar funciones, autosuma, auditoria de formulas, cálculos. Etc.

PESTAÑA: DATOS

Podemos acceder a ella al hacer clic en la pestaña datos, nos da la posibilidad de insertar datos externos, es decir, de otros libros de Excel o de otras aplicaciones relacionadas como Microsoft Acces, Word o desde la Web. asimismo, podemos trabajar con filtros de datos, subtotales, análisis de datos, actualizar, etc.

PESTAÑA: REVISAR

Se accede al hacer solo un clic en la pestana llamada revisar, básicamente se utiliza para corregir la ortografía de lo que se esté realizando, también se puede obtener traducción de palabras, sinónimos, se puede insertar comentarios en las celdas; esto con el fin de citar alguna referencia especial a uno o varios datos. En esta ficha es posible agregarle seguridad a nuestros archivos, adicionando contraseñas u ocultando contenido (se puede proteger la hoja o el libro).

PESTAÑA: VISTA

Se accede al hacer un clic en la pestaña llamada vista, tiene como utilidades visualizar los trabajos que se están realizando antes de finalizarlos, mostrar u ocultar líneas de cuadrícula, aplicar zoom a todo el trabajo o a un área específica, aplicar selección a un área es especifico, inmovilizar paneles para facilitar el desplazamiento entre celdas y filas, observar las macros guardadas, guardar áreas de trabajo

OPERACIONES BASICAS

Las operaciones matemáticas básicas que se usan en Excel son: suma resta, multiplicación, división y potencias.

SUMA.

Su operador matemático es el signo mas (+), se usa para sumar todos los elementos de un rango.

Su sintaxis: SUMA (numero1; numero2;…), son de 1 a 30 argumentos cuyo valor total o suma se desea obtener. Los valores que sean de error o texto que no se puede traducir a números causaran error. Formula: =SUMA(B3+C3+D3)

La forma básica de sumar es: =A1 + B1 + C1. También usando la función integrada SUM:=SUM(A1:C1). Cualquiera de las dos formas da el mismo resultado.

EJEMPLO:

RESTA:

Se utiliza para restar todos los números de un rango, su operador aritmético es el menos (-). Formula: = B2-B3

Ejemplo: al restar la celda B2 menos C2 se obtiene el total en D2

MULTIPLICACION

Se usa para multiplicar una celda con otra. Su operador aritmético es el signo (*).

Formula: = A4*B4 ó =PRODUCT (A4*B5)

EJEMPLO:

DIVISION

Se usa para dividir valores de una celda entre otra. Dividiendo un valor entre otro involucra utilizar el signo ( / ). Por ejemplo:

= A1 / C1

Esto quiere decir que el valor de la celda A1 se divide entre el valor de la celda C1.

Para calcular el promedio se colocan los paréntesis, lo que indica que primero se suman las notas y luego se dividen entre la cantidad de materias.

CREACION DE GRAFICAS

Para graficar es necesaria saber como colocar los valores antes de accionar la opción insertar.

Primero se colocan los valores EJES, luego los valores SERIES y arriba los valores LEYENDA.

Los valores ejes: son los nombres

Los valores leyendas: es lo que identifica la serie

Los valores series: en este caso son las edades.

Seleccionas todos los datos y das clic en Insertar, después seleccionas el Grafico que deseas, existen muchos tipos de gráficos en Excel solo debes seleccionar el de tu preferencia.